Kube Office

I documenti vengono elaborati per oscurare automaticamente le informazioni riservate. Ciò consente di utilizzarli in totale sicurezza sui principali strumenti di intelligenza artificiale online, senza il rischio di divulgare dati sensibili e nel pieno rispetto della normativa sulla privacy.

• Nomi
• Indirizzi
• Contati
• Dati Finanziari
• Dati sanitari
• Dati giudiziari

Oltre ad anonimizzare, Kube Office classifica e archivia i documenti in base alle regole definite dal cliente: tipologia di atto, ufficio, procedimento, anno, riferimenti normativi e criteri di conservazione. L'intelligenza artificiale integrata analizza i contenuti e, seguendo le direttive impostate dall'utente, cataloga automaticamente qualsiasi tipologia di documento, incluse le scansioni.

Kube Office lavora in modo continuo, anche nelle ore notturne. L'intelligenza artificiale esamina l'intero patrimonio documentale: riconosce il testo nelle scansioni, analizza le immagini allegate ed ne estrae una descrizione dettagliata. Tutti i dati estrapolati vengono quindi classificati e indicizzati all'interno del database. Per evitare qualsiasi impatto sulle prestazioni del sistema durante l'orario di lavoro, le attività di screening intensivo vengono eseguite automaticamente di notte e nei giorni festivi

Il sistema consente di acquisire e archiviare i documenti direttamente dallo scanner. È possibile catalogare i file sia manualmente, sia in modo completamente automatico grazie all'intelligenza artificiale

Il processo di screening ha un obiettivo chiaro: catalogare in profondità il contenuto dell'intero patrimonio documentale per consentire all'intelligenza artificiale ricerche avanzate e flessibili. La ricerca non si limita alla semplice corrispondenza delle parole chiave: l'operatore descrive ciò che sta cercando e il sistema individua i documenti pertinenti in base al significato e al contesto, anche se i termini utilizzati nel testo sono differenti. È la soluzione più rapida per recuperare un precedente, ricostruire un fascicolo o rispondere a un'istanza di accesso. Il processo include anche i documenti scansionati, normalmente non interrogabili tramite la tradizionale ricerca per testo

Kube Office è una soluzione altamente personalizzabile e scalabile. Include una suite di strumenti di base espandibili, tra cui:

• Sistema NAS: consente di collegare i PC direttamente alle fonti dati del server tramite cartelle condivise protette da password.

• Convertitore documentale: uno strumento per convertire qualsiasi tipologia di file, inclusi i documenti scansionati.

• Esplora File Web: permette di consultare e navigare l'intero archivio documentale direttamente via browser.

• Chat AI Ibrida: integra un'assistente conversazionale locale (sicura e offline) e la possibilità di collegarsi ai principali modelli Cloud esterni (come ChatGPT, Claude, Gemini, ecc.)

L'intero sistema viene installato in locale locale, garantendo il pieno controllo dei dati e evitare accessi malevoli.

Architettura On-Premise e Sicurezza dei Dati:

• Operatività in rete locale: installazione su server interno ed esecuzione completamente offline, senza necessità di connessione a Internet.

• Protezione e ridondanza: possibilità di integrare sistemi di backup ausiliari per la salvaguardia del patrimonio documentale.

• Gestione granulare degli accessi: profilazione degli utenti con permessi di consultazione e modifica limitati alle sole cartelle autorizzate.